Aangetekende e-mail kan het Nederlandse bedrijfsleven veel tijd en kosten besparen. Officiële documenten die voorheen vanwege de rechtsgeldigheid alleen op papier konden worden uitgewisseld, zijn thans heel makkelijk digitaal te verzenden.
Hierbij kan de ontvanger zich niet meer achter het smoesje verschuilen dat de elektronische post niet is bezorgd of dat de bijlage er niet bij zat. Het Amerikaanse bedrijf RPost introduceert in Nederland aangetekende mail, die volgens ICTRecht rechtsgeldig is. Paul Pols, jurist van dit gezaghebbende bureau, concludeert dat hier geen speld tussen valt te krijgen. Bij betwisting door een wederpartij kan volgens hem onomstotelijk bewijs worden geleverd van de e-mailbezorging, de inhoud inclusief de bijlagen en het tijdstip van ontvangst.
Bij gewone e-mail staat de verzender wat betreft deze zaken zwak. Leesbevestigingen bijvoorbeeld, zeggen weinig. Die kunnen makkelijk worden vervalst. Een printje van een e-mail kan eenvoudig als bewijs van tafel worden geveegd. Een beetje handige advocaat zal de authenticiteit van de inhoud, de verzendtijd en bezorgingsstatus in twijfel trekken, terwijl de afzender daar geen bewijs voor kan overleggen. Bij RPost is dit echter een fluitje van een cent, aldus Pols. Een onafhankelijke derde kan vaststellen wat er is gebeurd. In de Verenigde Staten wordt de dienst al geruime tijd gebruikt door verzekeraars, advocaten en zelfs het Amerikaanse leger.
RPost is niet de enige aanbieder manier om documenten digitaal rechtsgeldig uit te wisselen. In vele landen zijn diensten voor veilige digitale post aangekondigd of al beschikbaar, zoals de ’E Postbrief’ van Deutsche Post en ’Digiposte’ in Frankrijk.
In Nederland heeft TNT Post het geprobeerd met Privver. Maar deze dienst voor digitale deurpost werd in 2009 gestaakt wegens gebrek aan succes. Een aantal banken werkt aan ViaMijnbank, een initiatief dat zich echter beperkt tot post rond transacties. En dan is er nog ’mijn Overheid’ met zo’n 70.000 houders van een berichtenbox. Volgens consultant Wilbert van der Kruk hebben deze initiatieven voor veilige digitale post het moeilijk voldoende deelnemers aan zich te binden. Probleem is dat ze losstaan van bestaande netwerken en vaak aparte handelingen vereisen.
Toekomst Van der Kruk voorziet voor RPost een zonnige toekomst, omdat bijna iedereen e-mail heeft en RPost de tekortkomingen van e-mail wegneemt. Het gebruik ervan is eenvoudig. „Je kunt er vrijwel direct mee aan de slag”, zegt hij. RPost werkt met alle gangbare e-mailprogramma’s zoals Outlook en Lotus Notes tot aan webmail toe. Wiebe Barkey, directeur van RPost in Nederland, zegt: „De verzender maakt slechts gebruik van een kleine plug-in, terwijl de ontvanger geen enkele aanvullende software nodig heeft.” Het is ook niet nodig op allerlei links te klikken of in te loggen om het bericht en de bijlagen te openen. Belangrijk ook is dat RPost niets opslaat.
De aangetekende e-mail kan worden gebruikt in combinatie met een dienst die het mogelijk maakt allerhande online overeenkomsten aan te gaan. Faxen is niet meer nodig. De ontvanger kan het contract in diens browser bekijken en er met een paar muisbewegingen een handgeschreven handtekening onder zetten, die elektronisch wordt toegevoegd aan het contract.
De aangetekende e-maildienst van RPost is tot een bepaald maximum gratis voor consumenten. Bedrijven betalen afhankelijk van het volume tussen 0,15 en 0,59 euro per aangetekend bericht. De software is gratis.